Beschaffungsautomatisierung mithilfe von KI-Agenten

Wie ein globales Unternehmen KI-Agenten einsetzte, um die Beschaffung zu beschleunigen – von der Anforderung über die Genehmigung bis hin zum Lieferantenabgleich

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Herausforderung

Ein globales Unternehmen hatte eine dezentrale Beschaffung: viele Bestellanforderungen mit geringem Wert, lange Genehmigungsketten und manuelle Zuordnung zu Verträgen und Lieferanten. Die Beschaffungs- und Finanzabteilung wollte die Zykluszeit verkürzen und Personal für die strategische Beschaffung freisetzen und gleichzeitig Richtlinien und Prüfungskontrollen beibehalten.

Wir wurden gebeten, einen KI-gestützten Beschaffungsagenten zu entwickeln, der Anforderungen interpretieren, Richtlinien und Budget überprüfen, Lieferanten vorschlagen oder zuordnen und zur Genehmigung weiterleiten kann – mit vollständiger Überprüfbarkeit und bei Bedarf menschlicher Übersteuerung.

Ansatz

Wir haben einen Agenten-Workflow erstellt, der Anforderungen (strukturiert oder freier Text) aufnimmt, sie anhand von Richtlinien und Budget validiert, sie nach Möglichkeit mit genehmigten Anbietern und Verträgen abgleicht und an die richtigen Genehmiger weiterleitet. Der Agent protokollierte jeden Schritt und eskalierte Ausnahmen. Wir haben die Lösung in bestehende ERP- und Beschaffungssysteme integriert, sodass der Agent den Status lesen und aktualisieren kann, ohne Kernsysteme ersetzen zu müssen.

Lösung

Wir haben einen Beschaffungsagenten und eine Integration geliefert.

Wir haben einen KI-Agenten implementiert, der Anforderungen analysiert, Richtlinienprüfungen durchführt und sie mit Anbietern und Verträgen abgleicht. Wir haben Genehmigungsregeln und Eskalationspfade definiert und für jede Entscheidung Prüfprotokolle erstellt. Wir führten einen Pilotversuch mit einer Untergruppe von Kategorien und Regionen durch und führten die Lösung dann mit einer klaren Governance ein: Was konnte der Agent automatisch genehmigen, was musste von einem Menschen genehmigt werden und wie werden Ausnahmen gehandhabt? Zeitrahmen: 12 Wochen inklusive Pilot.

Machen Sie den nächsten Schritt

Entdecken Sie, wie Intellimark Ihnen dabei helfen kann, die Beschaffung mit KI-Agenten zu automatisieren – und die Kontrolle zu behalten.

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Ergebnis

Der Einkauf könnte mit weniger manuellem Aufwand mehr verarbeiten:

Metriken/Ergebnisse

−35 % durchschnittliche Zykluszeit für im Umfang enthaltene Anforderungen

Anbieterabgleich automatisiert für 60 % des Pilotvolumens

Vollständiger Prüfpfad für Compliance- und Richtlinienüberprüfungen

Menschliche Übersteuerung Für Ausnahmen und hochwertige Artikel gelten Sonderregelungen

Flosse.

Die Beschaffung skaliert, wenn Routinearbeiten automatisiert sind und Ausnahmen sichtbar sind. Sie hatten beides.

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